Modulul Comunicare din MySMIS2021 – un instrument digital pentru dialog eficient între beneficiari și autorități

În cadrul sistemului informatic MySMIS2021, modulul Comunicare joacă un rol esențial în asigurarea unui schimb structurat, sigur și trasabil de informații între utilizatorii din Back Office și cei din Front Office, pe parcursul implementării proiectelor finanțate din fonduri europene.

O Comunicare este definită ca un fir de discuții asociat unui proiect și unui modul SMIS specific, în cadrul căruia pot fi transmise mai multe mesaje succesive. Fiecare Comunicare este identificată printr-un cod unic, vizibil în interfața aplicației, asigurând astfel o evidență clară și ușor de urmărit a corespondenței.

Comunicările pot fi deschise exclusiv pentru proiectele contractate și sunt asociate unuia dintre următoarele module din Back Office:

Deschiderea, închiderea sau redeschiderea unei Comunicări este posibilă doar pentru utilizatorii din Back Office. Odată ce o Comunicare este creată și primul mesaj este transmis, aceasta primește statusul „În derulare” și nu mai poate fi ștearsă.

Mesajele pot fi transmise atât din Back Office, cât și din Front Office, pe toată durata în care Comunicarea are status activ. După transmitere, mesajele nu mai pot fi șterse, contribuind astfel la transparența și integritatea procesului de comunicare.

În Front Office, pot adăuga mesaje:

În Back Office, pot transmite mesaje doar utilizatorii care au roluri funcționale alocate pe modulele respective.

Utilizatorii cu rol de Vizualizare pot consulta Comunicările astfel:

Această funcționalitate contribuie la o mai bună monitorizare și coordonare a activităților la nivel instituțional.

Pentru a evita supraîncărcarea sistemului cu notificări, modulul Comunicare utilizează un mecanism de abonare individuală. Notificările sunt transmise exclusiv în aplicație, într-o zonă dedicată modulului Comunicare, separată de notificările altor fluxuri de lucru.

Mesajele pot fi texte, cu o lungime maximă de 3.500 de caractere și documente atașate, semnate de utilizatorul care le încarcă. Sunt permise documente în format PDF și documente semnate și încapsulate în format .p7s.

Un mesaj poate conține maximum 10 fișiere, fiecare cu o dimensiune de până la 50 MB, iar sistemul permite descărcarea multiplă a documentelor atașate.

Prin funcționalitățile sale, modulul Comunicare din MySMIS2021 asigură un cadru unitar, transparent și eficient pentru schimbul de informații între beneficiari și autoritățile de management, contribuind la o implementare mai coerentă și mai predictibilă a proiectelor finanțate din fonduri europene.